Einführung

Ein hybrides Meeting oder eine hybride Konferenz ist eine Veranstaltung, bei der ein Teil der Teilnehmer physisch an einem Ort zusammenkommt, während die anderen Teilnehmer aus der Ferne mit Hilfe verschiedener technischer Mittel teilnehmen. 

Die Corona-Krise führte zu zahlreichen Transportschwierigkeiten, die indirekt die Entwicklung von Hybrid-Meetings begünstigt haben. Die Lockdowns hatten einen grossen Einfluss auf die Etablierung der Arbeit im Homeoffice, und viele Unternehmen haben sich an diese neuen Umstände angepasst, häufig mit improvisierten Lösungen.

Bei Strategie-Meetings oder Seminaren, bei denen komplexe Inhalte vermittelt werden sollen, ist eine flüssige, transparente und effiziente Kommunikation entscheidend. Für gelungene Hybrid-Meetings spielen die richtige Vorbereitung und der Einsatz professioneller Arbeitsmittel eine entscheidende Rolle.

In diesem Artikel stellen wir die Vorteile von hybriden Meetings und die verschiedenen organisatorischen Aspekte vor, die für eine erfolgreiche Etablierung dieser neuen Arbeitsform berücksichtigt werden sollten.

Die Vorteile

In einer Zeit, in der die digitale Transformation eine zentrale Rolle spielt, ist es von entscheidender Bedeutung, dass Unternehmen resilient sind und sich an neue Situationen anpassen können. Hybrid-Meetings sind eine Form der Anpassung, die mehrere Vorteile mit sich bringt:

• Es muss nicht auf Präsenzmeetings verzichtet werden (wo dies möglich ist)
• Personen, die nicht vor Ort sein können, werden nicht ausgeschlossen 
• Der Arbeitsrhythmus wird durch die Online-Arbeit aufrechterhalten, z.B. wenn es Schwierigkeiten bei der Anreise gibt
• Mehr Flexibilität in der Organisation (ermöglicht ein grösseres Publikum und eine grössere geografische Reichweite)

Wie man ein hybrides Event organisiert

Die Organisation und Durchführung einer hybriden Veranstaltung wirft gewisse Schwierigkeiten auf. Eine Veranstaltung, die entweder komplett online oder rein physisch vor Ort abläuft, ist einfacher abzuhalten, da alle Teilnehmer gleichgestellt sind und ihre Kommunikationserfahrungen nicht differieren. Bei einem hybriden Event sitzen die Fernteilnehmer allein vor ihren Bildschirmen, während die Präsenzteilnehmer an einem bestimmten Ort zusammen kommen. 

Insbesondere ist ein erfolgreiches Bild- und Soundmanagement für eine gelungene Integration der Remote-Teilnehmer unerlässlich. Probleme können durch technische Mängel entstehen (Verbindungsprobleme, schlechte Tonqualität usw.), aber auch verhaltensbedingt oder praktischer Art sein (jemand spricht im Raum, befindet sich aber weit vom Mikrofon entfernt etc.). 

In diesem Artikel stellen wir Ihnen verschiedene Aspekte vor, die Sie bei der Organisation Ihres hybriden Events berücksichtigen sollten. 

Die technische Organisation  

Die Organisation und das technische Management Ihres Hybrid-Events sind zweifelsohne entscheidende Themen. Die Infrastruktur und Aufteilung Ihrer Seminar- oder Meetingräume müssen gut durchdacht sein und ein einwandfreies Zusammenkommen ermöglichen, um eine qualitative und förderliche Zusammenarbeit zu garantieren.

Die Qualität (Bandbreite) der Internetverbindung sollte als erstes überprüft werden. Wenn die Geschwindigkeit des Internets im Seminarraum zu langsam ist, wird das Ganze sehr mühselig. Darüber hinaus sollten die Remote-Teilnehmer dazu aufgerufen werden, ihre Netzwerkverbindung vorab zu testen, um zu Beginn des Meetings keine Zeit mit der Anpassung der Einstellungen zu verlieren.

Was den Seminarraum betrifft, kann die Vorbereitungsarbeit erheblich verkürzt werden, indem eine Räumlichkeit mit einer geeigneten Infrastruktur und qualifiziertem Personal angemietet wird, das bei unerwarteten Problemen schnell helfen kann. Mehrere Partner von Fribourg Meeting verfügen über Räume, die für Ihre Hybrid-Meetings optimal ausgestattet sind, wie z.B. Forum Fribourg, Salle Grenette Fribourg,  My Hotel Givisiez oder Espace Gruyère. Hier befinden sich mehrere Kongress und Seminar Infrastrukturen.

Das Sound-Management 

Ein gutes Audiosystem ist für eine optimale Kommunikation zwischen den Fernteilnehmern und den Teilnehmern vor Ort unerlässlich. Niemand möchte denselben Satz wegen eines Tonproblems achtmal wiederholen. Es ist von wesentlicher Bedeutung, dass die Tonqualität auf beiden Seiten gut ist.

Ausserdem ist es wichtig, in Mikrofone zu investieren, die die Stimmen aller Präsenzteilnehmer trotz unterschiedlicher räumlicher Verteilung aufnehmen können. Weist das Mikrofon diese Eigenschaft nicht auf, kann die leise (nicht hörbare) Stimme des Teilnehmers, der weit entfernt vom Mikrofon am Ende des Tisches sitzt, von den weiter entfernt sitzenden Teilnehmern nicht gehört werden.

Bei Bedarf sollten Sie daran denken, Lautsprecher im Raum installieren, damit die Präsenzteilnehmer hören können, was die Fernteilnehmer sagen. Zögern Sie im Zweifelsfall nicht, sich professionelle Unterstützung bei der Organisation der Raumausstattung zu suchen. Für die Tonübertragung an die Remote-Teilnehmer ist es keine gute Lösung, das interne Mikrofon eines Laptops zu nutzen, der in der Mitte des Konferenztisches steht.

Das visuelle Management

Eines der Probleme hybrider Meetings besteht darin, dass die physisch anwesenden Teilnehmer oft dazu neigen, nur zu ihren Zuhörern vor Ort zu sprechen. Es kann schnell passieren, dass die Diskussion zwischen einigen Präsenzteilnehmern eine eigene Dynamik entwickelt. Wenn in diesem Fall kein solides und intelligentes Kamerasystem vorhanden ist, können die Fernteilnehmer die Personen, die gerade sprechen, nicht gut (oder überhaupt nicht) sehen. 

Welche Lösung geeignet ist, hängt von der räumlichen Aufteilung, der Teilnehmerzahl und der Art der Diskussion ab. Wenn eine Person nach der anderen spricht, liegen andere Bedingungen vor als bei einer Diskussion, die sich zu einer Debatte zwischen mehreren Personen entwickeln könnte. Aus diesem Grund ist ein gutes Verständnis der zu erwartenden zwischenmenschlichen Dynamik für eine smarte Vorbereitung des technischen Managements der Bildübertragung von grundlegender Bedeutung – auch hier ist ein Blick auf die wechselseitige Kommunikation der Teilnehmer essentiell. 

Eine Lösung besteht darin, eine Weitwinkelkamera in den Räumlichkeiten vor Ort anzubringen, zu welcher sich die Teilnehmer beim Sprechen zuwenden. Es gibt Kameras, die erkennen können, wer im Raum spricht und automatisch auf die betreffende Person heranzoomen. Auch hier hängt die Wahl der Ausrüstung vom Kontext, der Anzahl der Teilnehmer und dem Budget ab.

Die Vorbereitung von hybriden Meetings oder Seminaren

Selbst wenn der technische Teil gut gehandhabt wird, führt das hybride Format zu kommunikativen Asymmetrien im Kontext (zwischen den Personen vor Ort und den Fernteilnehmern). Mit einer gründlichen Vorbereitung kann die sozial-kommunikative Asymmetrie so gering wie möglich gehalten werden.

Hier sind einige Tipps:

• Versenden Sie wichtige Dokumente im Voraus an alle Teilnehmer, insbesondere an die Fernteilnehmer, damit sich alle mit den behandelten Themen vertraut machen können.
• Bitten Sie die Fernteilnehmer, sich bereits etwa 15 Minuten vor Beginn des Meetings anzumelden, damit sie Zeit haben, eventuelle technische Probleme zu beheben.
• Erstellen Sie einen klaren Sitzungsablauf und teilen Sie diesen allen mit, so dass die Teilnehmer jederzeit wissen, was besprochen wird.
• Engagieren Sie eine Person, die das Meeting betreut und sicherstellt, dass sowohl technisch als auch personell alles einwandfrei abläuft und im Falle von Problemen dafür sorgt, dass die Kommunikation unter Berücksichtigung des hybriden Kontexts des Meetings wieder aufgenommen werden kann.
• Diese Person kann gegebenenfalls auch um Anpassungen bitten, um die Gesprächsqualität zu verbessern. So sollten beispielsweise Personen, die weniger laut sprechen, näher an den Mikrofonen platziert werden. Physisch anwesende Personen wiederum sollten gelegentlich auch auf die Anwesenheit von Fernteilnehmern hingewiesen werden etc. 

Weitere Tipps zur Vorbereitung und Gestaltung eines Seminars finden Sie in unserem Artikel “So gestalten Sie Ihre Seminarinhalte optimal”.

Hybride Konferenzen

Für eine grosse hybride Konferenz mit einer hohen Teilnehmerzahl müssen einige Dinge gründlicher vorbereitet werden. Es ist wichtig, das Erleben der Konferenz sowohl seitens der Fernteilnehmer als auch seitens der Teilnehmer vor Ort zu bedenken und beide Perspektiven in die Vorbereitungen miteinzubeziehen. Sollen Interaktionen mit den Remote-Teilnehmern stattfinden, ist es wichtig, diese Funktion auf sinnvolle Weise zu integrieren und vorab zu testen.

Bei einer hybriden Konferenz wird auf eine förmliche und strukturierte Weise gesprochen (als bei einer Podiumsdiskussion mit wenigen Teilnehmern), wobei die Kommunikation im Wesentlichen vom Redner zum Publikum und damit in eine Richtung gelenkt ist. Wenn der Sprecher vor Ort präsent ist, müssen Bild und Ton so erfasst werden, dass eine qualitative Übertragung zu den Fernteilnehmern möglich ist. Wenn der Redner weit entfernt ist, muss sichergestellt werden, dass die technische Übertragungseinrichtung insbesondere das Mikrofon, von guter Qualität und richtig installiert ist. Die Infrastruktur einer Grossveranstaltung kann sich als sehr komplex gestalten. Unten sehen Sie, welche Ausstattung Espace Gruyère und Forum Fribourg für eine hybride Konferenz zur Verfügung stellen.

Auch die Zeit für Fragen und Antworten sollte im Voraus geplant werden. Eine einfache Lösung besteht darin, Personen, die vor Ort Fragen stellen möchten, ein zweites Mikrofon zu reichen. Auf diese Weise können die Fragen ganz einfach auch zu den Remote-Teilnehmern übertragen werden. 

Bei Fragen von Fernteilnehmern besteht eine häufig angewandte Praktik darin, diese in einem Live-Chat oder via Instant Messaging zu sammeln. Ein Moderator vor Ort managed die eingehenden Fragen und wählt aus, welche live an den Sprecher vor Ort gestellt werden.

Fazit

Letztendlich erfordert das Durchführen hybrider Veranstaltungen eine gewisse Erfahrung. Nach einigen Anläufen werden Sie in der Lage sein, wichtige Punkte besser vorherzusehen. Wenn es sich um ein äusserst wichtiges Meeting oder Seminar handelt und Sie noch keine entsprechende Erfahrung mit solchen Veranstaltungen gesammelt haben, empfehlen wir Ihnen dringend, professionelle Hilfe in Anspruch zu nehmen. Auf diese Weise können Sie ein gutes Gelingen des Events sicherstellen und vermeiden Situationen, die dieses gefährden könnten.

Unabhängig vom genauen Format der Veranstaltung kann es sich lohnen, das Meeting oder die Konferenz vollständig aufzuzeichnen, wenn es online übertragen werden soll. So können auch Personen, die nicht teilnehmen konnten, später darauf zugreifen.