Sie wollen 2016 ein berufliches Event organisieren? Wir sagen Ihnen, wie Sie alles richtig machen! Dieses Jahr stellt einen echten Wendepunkt bei der Organisation von Meetings dar. Warum erfahren Sie anhand der vier wesentlichen Trends von 2016:

1. Zahl der Konferenzen nimmt 2016 weiter zu

Der Referenzstudie «Global Meetings Forecast 2016» von American Express Meetings & Events zufolge kommt es zu einer globalen und aussergewöhnlichen Zunahme der Zahl der Kongresse weltweit. «Money is everything»: Gegenüber 2015 sind die noch immer beschränkten Budgets gestiegen. Für die Berufswelt ein erfreulicher Zustand – doch was bedeutet das konkret für einen Eventveranstalter?

Hier gilt nach wie vor die Regel, dass sich die Nachfrage auf das Angebot auswirkt. Entsprechend werden sich die Hoteltarife in den Kernsektoren des Geschäftstourismus im freien Fall nach oben befinden. Um Einsparungen zu erzielen, müssen sich Unternehmen nach anderen Tagungsorten umsehen. Dank moderner Geschäftshotels mit dem besten Preis-Leistungs-Verhältnis bleibt die im Herzen der Schweiz gelegene Stadt Fribourg ein ideales und attraktives Ziel.

Die Marktbelebung hat noch eine weitere Folge: Die Fristen für die Organisation von Konferenzen werden kürzer. Angesichts der starken Nachfrage verzeichnen Geschäftshotels und -infrastrukturen mehr und mehr Frühbuchungen. Um ein Ausweichen auf Plan B zu verhindern, tun Unternehmen gut daran, von Anfang an mit professionellen Veranstaltern zusammenzuarbeiten, um die Planung ihres Seminars zu optimieren.

2. Geschäftsreisende möchten etwas erleben

Wir reisen immer mehr. Flughäfen und Hotels sind insbesondere für die Generation Y und Z als die neuen Geschäftsreisenden der Normalfall. In den Ferien und bei der Tagung im Ausland sind die Erwartungen hoch. Die Schaffung des besonderen Erlebnisses wird dabei zur Notwendigkeit. An diesem Punkt kommen Eventagenturen und Organisatoren für Teambuilding ins Spiel. Teambuilding-Aktivitäten sind auf den Einzelnen zugeschnitten, motivierend und machen Spass. Als solche sind sie von einer erfolgreichen Tagung nicht wegzudenken. Genau das ist das Prinzip der sogenannten «Gamification» – ein Trend, der inzwischen auf allen gesellschaftlichen Ebenen angekommen ist. Das Prinzip macht sich die natürliche Neigung des Menschen zu spielerischen Verhaltensweisen zunutze. Ziel ist, die Erinnerung der Teilnehmenden an das Meeting wachzuhalten, den Austausch zwischen den Mitarbeitenden zu intensivieren und die Übernahme der Unternehmenswerte zu fördern. Bindungen schafft man am besten beim gemeinsamen Kochen oder im Rahmen einer aussergewöhnlichen sportlichen Herausforderung.

3. Tagungen im digitalen Zeitalter

2016 ist die Organisation eines professionellen Events ohne den Einsatz neuer Technologien nicht mehr denkbar. Während Webinare und virtuelle Meetings weiterhin stetig zunehmen (diese sind unspektakulär und schaffen keine Verbindung zwischen den Teilnehmenden), sind Anwendungen beliebter denn je. Ob WhatsApp, Facebook Messenger oder Snapchat – Kommunikation hat einen festen Platz in unserem Leben! Der Austausch zwischen den Teilnehmenden ist ebenfalls eine der wichtigsten Funktionen von Anwendungen bei Tagungen. Die Interaktion mit dem Referenten, die Orientierung im Kongresszentrum und das Herunterladen von Dokumenten sind weitere Vorteile, die Kongressteilnehmende mit ihren vernetzten Geräten nutzen können. Gewiss bescheinigen Fachleute Anwendungen, mit denen sich die Meinungen der Teilnehmenden erfassen lassen, ein enormes Potenzial. Dennoch scheinen die Organisatoren von Veranstaltungen noch nicht bereit zu sein, diese innovativen Tools optimal einzusetzen. Mehr dazu finden Sie in unserer Liste mit den fünf Anwendungen, die bei Meetings am nützlichen sind – demnächst online!

4. Gesund essen zwischen zwei Tagungen

Was wird Kongressteilnehmenden 2016 auf dem Teller serviert? Der Trend zu mehr Gesundheit hält an und intensiviert sich. Ob am Buffet oder im Restaurant – diätetische Einschränkungen, darunter insbesondere Vegetarismus und Glutenintoleranz, sind zu berücksichtigen. Als verantwortungsbewusste Konsumenten schätzen die Teilnehmenden Bio-Produkte aus lokaler Erzeugung. Dieser Trend bestätigt sich, und da reicht der in der Pause gereichte Apfel vom lokalen Bauern nicht mehr aus. Lokale Erzeugnisse sind vom Getränk bis hin zum Dessert gefragt – ganz zu schweigen vom Hauptgang. Die Feinschmeckerstadt Freiburg ist eine anerkannte gastronomische Destination und bekannt für ihre regionalen Erzeugnisse und ihre exquisiten Restaurants. Entsprechend bleiben bei professionellen Events keine kulinarischen Wünsche offen. Mehr dazu in einem nächsten Artikel!

Quellen

«2016 Global Meetings and Events Forecast», www.amexglobalbusinesstravel.com

«The Top 6 Meeting Trends of 2016», www.successfulmeetings.com